差し込み文書の多目的利用

Wordの「差し込み文書」を利用して葉書を印刷する方法は、Wordのカリキュラムに入っているから市販のソフトを購入しなくても結構な年賀葉書等は作成できる。
一般文書についてはどうであろうか。
今、木曜クラブの皆さんに手解きしているのがそれである。
山崎講師の豊富な蘊蓄で受講者はそれをマスターすべく努力をしている。
既に「差し込み文書」を駆使して年賀状作成をマスターした？かな。
今回からは応用である。
設問は、塾の先生が塾生の成績を父兄宛に知らせる文章である。
3人の塾生の、国語、算数、理科のそれぞれの点数と、今後の努力目標を塾生ごとに書き加え、印刷すると言うものである。

まず、Excelで宛名（姓、名を別フィールドにする）と各教科の点数、特記事項をセルに記入し、名前を付けて保存する。
次に通知文をWordで作成するが、姓名を表示する個所、点数と特記事項を表示する枠の設定、
名前だけを表示する個所を設定し、定型文を名前を付けて保存をする。
その状態で、「差し込み文書」タブをクリックし、リボンを切り替える。
「差し込み印刷の開始」グループの「宛先の選択▼」をクリックし、Excelで保存した成績表を探し指定する。
リボンのメニューの内，「差し込みフィールドの挿入▼」をクリックする。

セルごとの項目が表示されるので、姓、名、国語、算数、理科、特記事項を文書に指定して行く。
具体的には、表の枠の場合、国語、算数、理科、特記事項の項目と実際に表示させる点数や特記事項を表示させるフィールドを作成する4列2行の表を作る。
該当するセルにカーソルを置き、「差し込みフィールドの挿入▼」をプルダウンメニューさせ、一つ一つをセルに設定して行く。
その他、姓、名前を表示させる個所に同様な設定をする。
これを終了させ、「結果のプレビュー」をクリックすれば第1番目の行の内容が表示され、右隣の順送りをクリックすれば次々と各人の内容が表示されてゆく。
10人いれば10人の異なった内容の文章が印刷できる。
ただし、印刷は「差し込み文書」のリボンから設定し、本来の印刷ダイヤログが開くのでプリントが出来るようになる。

この差し込み文書の機能を更に利用すれば、封緘用封筒の父兄の宛名書きが作成できる。
塾生父兄の住所、郵便番号、住所一覧表をＥｘｃｅｌで作成し、10人の父兄ならば、3列11行の表にそれぞれ入力、名前を付けて保存する。
Wordを開き、「ページレイアウト」タブのリボンの「ページ設定」グループのサイズ▼をクリックし、長形3号の封筒を指定。
まず、郵便番号欄を横書きテキストボックスで作製する。
余白▼クリックしてダウン表示された中の「ユーザー設定の余白」を指定。
上下の余白を12㎜、左右の余白を8㎜に設定。
「挿入」タブで「テキストボックス▼」の横書きテキストボックスを指定し、縦8㎜、幅47.7㎜のボックスを作成し、右の余白角に合わせる。
縦、幅の寸法は、「描画ツール」タブ、書式の中の「サイズ▼」をクリックし、数値を入力して確定する。
テキストボックスにダミーの郵便番号を入力し、フォントＯＣＲＢ，サイズ20ポイントに設定。
文字が下に下がっているので、「ホーム」タブ、段落グループの右隅矢印をクリックし段落ダイヤログを表示させる。
行間の値を固定値にし、21ポイントにする。
均等割り付けにし、テキストボックスを枠線なしに設定する。
そこに郵便番号フィールドを設定する。

住所、氏名は縦書きテキストボックスを使用して、枠を作りフィールドを設定し、枠線をなしにする。
住所の番地が１２３横向きに縦に表示されているので、フィールドの選択、右クッリクしてフィールドの編集で漢数字に設定する。出来上がりが下図である。

フィールドを設定した長形３号封筒である。
宛名の脇文字と、下の差出人枠は、予め入力したものである。
実際には、糊付けするペラ部分が上にある。

プリンターに封筒を設定するのは、葉書は逆さに入れるが、封筒はこのまま設定し印刷に入る。

覚えて置くと便利な機能であるが、封筒の宛名印刷をする機会は少ない。
から忘れてしまう。